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Gérez les congés payés et les absences FAQ
Si vous avez des salariés, vous allez devoir organiser leurs congés payés. Vous pouvez fermer l’entreprise ou organiser les congés par roulement. Quoi qu’il en soit, vous aurez besoin de répondre à des demandes de congés payés. Il vous faudra également modifier des départs en congés payés.
Le nombre de jours de congé acquis par un salarié est calculé sur une période de référence appelée aussi période d’acquisition. En principe, elle est fixée du 1er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours. Mais votre convention collective de branche peut parfois fixer la période de référence à d’autres dates et vous pouvez aussi choisir d’autres dates par accord collectif d’entreprise (ex. : l’année civile).
Exemple : en principe, la période d’acquisition des congés payés à prendre en 2023 démarre le 1er juin 2022 et se termine le 31 mai 2023. Si vous avez opté pour l’année civile, elle démarre le 1er janvier 2022 et se termine le 31 décembre 2022.
Notez que les entreprises affiliées à une caisse de congés payés sont soumises à une période d’acquisition différente (1er avril de l’année précédente au 31 mars de l’année en cours).
Sauf si votre convention collective de branche, un usage (professionnel ou local) ou un accord collectif d’entreprise prévoit un nombre de jours de congé plus important (il est possible de majorer la durée des congés en raison de l’âge, de l’ancienneté ou du handicap des salariés), un salarié acquiert a minima 2,5 jours ouvrables par mois travaillé (ou, en cas de mois incomplet, par période de 4 semaines ou 24 jours de travail). En cas d’année d’acquisition complète, les congés payés sont plafonnés à 30 jours ouvrables (soit 5 semaines de congés). Sachez que le salarié à temps partiel acquiert autant de jours qu’un salarié à temps complet et que certaines absences (mais pas toutes !) diminuent le nombre de jours de congés acquis.
Remarque : pour des informations supplémentaires sur l’acquisition des congés payés, reportez-vous à notre fiche pratique Calculer les jours de congés payés acquis par un salarié : mode d’emploi.
La période de prise des congés payés doit comprendre une période (dite période légale) qui va du 1er mai de l’année en cours au 31 octobre de l’année en cours. Cette période peut, bien entendu, s’étendre sur une période plus longue sous réserve d’englober cette période légale. Sur la période allant du 1er mai au 31 octobre, le salarié doit poser au moins deux semaines d'affilée, et jusqu'à 4 semaines maximum. La 5ème semaine doit en principe être prise en dehors de cette période.
En l’absence de précisions de votre convention collective au sujet, c’est à vous de fixer cette période, après avoir consulté votre comité social et économique (si vous en avez).
Sauf exception (commun accord du salarié et de l’employeur, congé sabbatique ou pour création d’entreprise, compte épargne-temps), la prise des congés payés ne peut être reportée l’année suivante.
Pour organiser les départs en congés payés de vos salariés, vous avez 2 possibilités :
fermer votre entreprise ;
organiser les départs par roulement.
Vous pouvez, bien entendu, combiner les deux.
Exemple : vous décidez que la 5e semaine de congés payés sera prise pendant une fermeture de l’entreprise la semaine de Noël et vous organisez le reste par roulement.
Première option : fermez l’entreprise pour congés payés
Fermer l’entreprise est une décision qui vous appartient et que vous n’avez pas à justifier. Vous devez tout de même respecter certaines conditions, à savoir :
vous ne pouvez pas fermer votre entreprise au-delà des 5 semaines de congés payés légaux (ou 30 jours ouvrables), sous peine de devoir verser aux salariés une indemnité journalière pour les jours qui excèdent ces 5 semaines ;
et consulter votre comité social et économique (si vous en avez, bien sûr).
Notez que vous n’avez pas à payer les salariés qui n’ont pas acquis suffisamment de congés payés pour couvrir toute la période de fermeture de l’entreprise (sauf si votre convention collective de branche vous y oblige). Vous pouvez toujours leur proposer de prendre des congés par anticipation, mais ils ne sont pas tenus d’accepter.
Seconde option : organisez les départs en congés par roulement
Si vous ne pouvez pas (parce que votre activité nécessite une présence en continu) ou ne voulez pas fermer votre entreprise, optez alors pour des congés payés par roulement.
Si votre convention collective ne prévoit rien à ce sujet, vous pouvez fixer l’ordre de départ en congés payés assez librement (après avis du comité social et économique, si vous en avez !). Mais cette liberté ne vous exonère pas de certaines obligations. Vous devez :
informer les salariés de la période de prise des congés au moins 2 mois avant le début de cette période (sur la fixation de la période de prise des congés payés, voir ci-avant) ;
collecter ensuite tous les souhaits de congés payés des salariés : en principe, ils doivent être pris en 2 fois (il faut dissocier la 5e semaine de congés payés du congé principal), le congé principal ne peut être inférieur à 12 jours ouvrables continus ni supérieur à 24 jours ouvrables continus et doit être impérativement donné entre le 1er mai et le 31 octobre.
Remarque : les salariés qui ont à leur charge un enfant ou un adulte handicapé ou bien encore une personne âgée en perte d’autonomie ainsi que les salariés qui justifient de contraintes géographiques particulières (ex. : salarié originaire des DOM-COM ou salarié étranger) peuvent, exceptionnellement, prendre un congé principal dépassant 24 jours ouvrables (donc, coller la 5e semaine à leur congé principal et prendre tous leurs congés en 1 fois). Si vous souhaitez raccourcir le congé principal en deçà des 12 jours ouvrables légaux ou accorder le congé principal en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre, c’est possible : soit votre convention collective de branche ou un accord collectif d’entreprise vous le permet, soit vous devez obtenir l’accord écrit du salarié.
si vous accordez des jours de congés payés en une ou plusieurs fois en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre, obtenir la renonciation écrite du salarié à ses jours de fractionnement (à moins de l’avoir prévu dans un accord collectif d’entreprise) : s’il n’y renonce pas par écrit, 2 jours ouvrables de congé supplémentaires lui sont attribués lorsqu’il prend au moins 6 jours ouvrables de congé (hors 5e semaine) en dehors de la période allant du 1er mai au 31 octobre et 1 seul jour ouvrable supplémentaire s’il en prend entre 3 et 5 jours ouvrables ;
puis fixer le planning des départs (vous pouvez donc refuser certaines demandes et imposer des dates de congé) en tenant compte de :
la situation de famille de vos salariés : possibilité de prise de congés du conjoint ou du partenaire de pacs du salarié (sachant que si un de vos salariés est marié ou pacsé avec un autre de vos salariés, il a droit à un congé aux mêmes dates que son conjoint), présence au sein du foyer d’un enfant handicapé, d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie, enfants scolarisés ;
de l’ancienneté de vos salariés ;
et de leur activité éventuelle chez d’autres employeurs ;
une fois l’ordre des départs fixé, communiquer votre décision par écrit à chaque salarié au moins 1 mois avant son départ ;
afficher cet ordre dans des locaux de l’entreprise accessible au personnel ou l’annoncer sur l’intranet de votre entreprise si tous vos salariés disposent d’un ordinateur.
Votre planning de congés est fixé mais il n’est finalement pas viable et vous souhaitez imposer certains changements à vos salariés : avancer ou décaler certaines dates de départ ou bien encore ajouter ou retrancher certains jours de congé. C’est possible mais sous certaines conditions seulement.
Avant toute chose, regardez bien ce que dit votre convention collective à ce sujet : certaines conventions (elles sont rares) peuvent avoir prévu des conditions particulières que vous devrez respecter. A défaut, respectez ce que dit la loi.
La loi vous permet de modifier une date de départ en congés :
jusqu’à un mois avant la date de départ prévue, pas plus tard : si vous procédez à une modification après ce délai, le salarié n’a pas à la respecter ;
à tout moment, si vous pouvez justifier de circonstances exceptionnelles (ex. : décès d’un salarié, obligation pour l’entreprise de déposer un plan d’apurement du passif au tribunal de commerce avant l’été).
Toute modification des départs en congés payés doit être communiquée au salarié par écrit.
Remarque : pour contourner ces règles légales très contraignantes, vous pouvez définir d’autres modalités de modification dans un délai plus restreint, en négociant un accord collectif d’entreprise avec un délégué syndical ou un salarié mandaté.