El albarán es un documento que sirve para justificar una entrega (albarán de entrega). No es obligatorio, pero conviene que lo entregues con la mercancía.
El albarán, es un documento de entrega, es decir, un documento mercantil que justifica la entrega de un pedido.
Un albarán no es una factura y aunque tenga un aspecto y un contenido parecidos, no lo sustituye. El albarán no cumple funciones tributarias, no es obligatorio, pero la factura sí lo es.
Para entregas continuas, puedes reunir varios albaranes y al final emitir una factura que recoja el conjunto de las operaciones.
El albarán se entrega con copia al comprador de las mercancías para que lo firme y pueda justificar la entrega. Su función, es la de dejar constancia de la entrega del producto.
El comprador se queda con el original y la copia firmada va para el vendedor. Es importante que así sea, porque una vez el vendedor la haya recibido, podrá emitir la correspondiente factura.
El albarán también es importante para la empresa que transporta la mercancía, ya el albarán firmado por el comprador es una garantía de entrega del producto en buen estado.
Por las anteriores razones el comprador debe cerciorarse, antes de firmar nada, que el producto no está dañado. Y esto es importante, porque en muchas ocasiones los transportistas al entregar el producto piden al comprador que firme el albarán de una manera rápida sin haberle dado tiempo a comprobar la mercancía entregada.
El problema es que una vez firmado, la empresa de transporte, va a mantener que entregó la mercancía en buenas condiciones.
A diferencia de la factura, no existe una normativa que exija un contenido mínimo al albarán.
Unos contenidos mínimos para el albarán podrían ser los siguientes:
lugar y fecha de emisión del albarán
datos identificativos del comprador y el vendedor (nombre y apellidos o razón social, NIF o CIF, dirección postal, etc.)
número de albarán
lugar y fecha de entrega
espacio para la firma del receptor (y, si se tercia, para el sello)
cantidad y descripción del producto
No es obligatorio indicar el precio de la mercancía o producto, pues la función del albarán es dejar constancia la entrega de uno o varios productos, no su valor comercial. Esa es la función de la factura.
Ahora bien, que no sea obligatorio no significa que no se pueda indicar, lo que ocurre, es que en ocasiones no interesa reflejarlo, por ejemplo cuando en las entregas de la mercancía es el fabricante el que la realiza directamente al cliente final y así no puede saber qué precio marca el vendedor sobre su precio de fabricación.
Que el albarán no sea obligatorio no significa que no tenga importancia legal y comercial. Debes tener en cuenta los siguientes puntos:
la firma en el albarán: firmar el albarán significa no sólo dar conformidad de que se ha recibido la mercancía, sino que esta se ha entregado en buen estado. (p.e. al abrir un paquete la mercancía se encuentra en mal estado por el transporte, porque ha recibido un golpe y no se escribe en el albarán esta circunstancia, el vendedor no podrá reclamar al transportistas ni el comprador al vendedor)
los plazos de pago: la ley de morosidad dice que el plazo de pago de las facturas empieza a contar desde la fecha de recepción de la mercancía, no desde la fecha de emisión de la factura (que muchas empresas emiten el mismo día que envían la mercancía) ni de recepción de ésta
Como has podido leer los albaranes son un documento muy importante.